Seis herramientas necesarias para colaborar a distancia

En este artículo se plantea el siguiente escenario:

"Para muchas pequeñas empresas resulta imprescindible contar con la posibilidad de trabajar a distancia. Un escenario habitual puede estar compuesto por empleados que deben viajar continuamente, clientes y socios ubicados en otras dependencias y subcontratistas que trabajan desde casa. Utilizando Internet para conectar a los miembros de esos equipos, las empresas pueden incrementar la productividad de sus trabajadores remotos, así como reducir costes y mejorar su sistema de comunicación"

A continuación se exponen las seis herramientas de colaboración más importantes con las que debe contar una empresa para promover un mejor sistema de trabajo remoto.

1. Sistemas de calendarios compartidos
Al disponer de los programas de sus compañeros en línea, el empleado puede configurar reuniones simplemente dirigiéndose a sus espacios de trabajo virtuales y comprobando la disponibilidad de los supuestos asistentes. Sin esta función, tendría que ponerse en contacto con cada uno de ellos directamente y después hacer auténticos malabares con sus programas hasta dar con un momento adecuado para todos.

2. Bases de datos compartidas
Tan importante como disfrutar de un recurso compartido es disponer de una base de datos que recoja la información de contacto de la empresa. Al mantener una lista común de direcciones, números de teléfono y demás datos de contacto en línea, se garantiza que los miembros de los equipos cuenten siempre con fácil acceso a la información de contacto más reciente. (...) Las bases de datos compartidas ofrecen también un sistema de acceso garantizado a números de teléfono importantes cuando un empleado deja la empresa o se jubila. Sin ella, cuando el empleado se marche, es posible que también desaparezca su lista de contactos.

3. Almacenamiento centralizado de documentos
Poder modificar e intercambiar documentos directamente en un espacio de trabajo en línea resulta más eficaz que trabajar con redes de acceso remoto o de correo electrónico, ya que los empleados pueden ver y recuperar documentos sin tener que establecer conexión con un servidor o descargar mensajes de correo electrónico. Las herramientas de intranet o de extranet facilitan mucho la configuración de estos espacios de trabajo (...)

4. Tablones de anuncios
Puede automatizar el procedimiento por el cual informa de las últimas novedades a los equipos remotos publicando anuncios directamente en los espacios de trabajo virtuales compartidos. Esto reduce la incomodidad que supone tener que crear el correspondiente anuncio en el programa de correo electrónico, indicar las direcciones de los destinatarios y enviarlo. Incluso puede llevar este sistema de comunicación aun más lejos y crear un cuadro de anuncios en la parte superior del sitio Web compartido por el equipo de trabajo.

5. Conferencias virtuales
Este tipo de herramienta permite comunicarse con sus empleados en tiempo real, reduce costes y maximiza el tiempo de producción, pues evita tener que celebrar reuniones en persona o realizar costosas llamadas telefónicas.

6. Mensajería instantánea
La mensajería instantánea permite a los miembros de un equipo conversar en línea en lugar de tener que hacerlo por teléfono. Esta posibilidad es especialmente beneficiosa para aquellos empleados que necesitan comunicarse con frecuencia pero que no quieren permanecer al teléfono más tiempo de la cuenta.

Pienso que estas herramientas no sólo son útiles para colaborar en la distancia sino que incrementarían la eficacia dentro de la propia empresa.

* 6 cosas necesarias para colaborar, en Microsoft Empresas, Orientación para personal de informática. Julio de 2005