Los k-logs: Y con ellos llegó la revolución

Primero fueron los blogs. Con el tiempo se empezó a hablar de los blogs corporativos. Ahora que ya más o menos a todos nos suenan, le toca el turno a los denominados k-logs. Los k-logs son según Paul Fleming "una forma de Blogs concebida específicamente para las empresas y diseñada no sólo para fomentar la comunicación, sino para captar y guardar los conocimientos que gana a través del tiempo". Y continúa "La “K” de esta fórmula mágica proviene directamente del concepto de “Knowledge Management”, la gestión de conocimiento en una agencia o empresa".

Surge aquí el primer interrogante. ¿Cómo se distingue un K-log de un Blog? Pues el elemento clave es su ubicación: "Dada su misión de captar y archivar conocimientos que pueden representar una ventaja competitiva para una empresa, los K-logs no suelen ser documentos o publicaciones públicas, sino más bien sitios internos, ubicados normalmente dentro de las Intranets de las empresas".

Su función radica en fomentar la comunicación interna y, en base a este fin, se suelen agrupar por departamentos. De este modo "en el K-log de Marketing encontraremos una serie de conversaciones acerca de campañas, lanzamientos, etc – mientras que el K-log de los colegas de Informática será “el directorio raíz” de fragmentos de código fuente, controles, tutoriales y noticias que les apoyarán en la programación".

K-logs + E-mails
Paul Fleming recurre a Daniel Martí, Profesor de Comunicación en la Universidad de Vigo (y Director de mi tesis) para explicar una tendencia que existe actualmente en las empresas más punteras: "Las empresas más punteras ya ofrecen un K-log junto con una nueva cuenta de E-Mail a sus colaboradores desde el primer momento”, afirmó. “Hoy en día el E-Mail de una empresa ya pertenece, definitivamente, a ella. Ya no es una herramienta de uso privado de los colaboradores de una empresa, sino un canal vital para todo su negocio”. Según Daniel, la importancia de captar cualquier intervención de un empleado con un cliente importante, la necesidad de no perder conocimientos imprescindibles sobre un proyecto y el ahorro de costes en la formación de nuevas personas en un equipo, hace inevitable la unión de dos canales muy potentes: el Mail + el K-log.

Las reacciones no se han hecho esperar y ya se están creando nuevos sistemas de software empresarial "que posibilitan la fácil integración de varios tipos de comunicación -interna o externa- en un sitio central en una Intranet". La enorme importancia de este sistema la resume Paul Fleming a la perfección en esta idea fundamental "Mensajes escritos directamente en un K-log, o bien, que lleguen desde un intercambio de información vía E-Mail o incluso, Instant Messenger, aseguran que un empresa disponga en todo momento de un historial de la relación que mantiene con sus clientes".

Esto contribuiría a reducir el impacto de la salida de la empresa -o un departamento determinado- de cualquier trabajador (fundamentalmente veteranos) ya que no se llevaría "información de alto valor que había grabado en un sitio inalcanzable: en su propia mente" concluye Fleming.

Este artículo finaliza con una idea que ya he comentado en ocasiones anteriores. La mayor dificultad a la que hay que hacer frente para implementar sistemas capaces de integrar toda la comunicación interna no es la complejidad técnica, "sino la resistencia innata de las personas a adoptar formas nuevas de trabajar". Según Fleming "cualquier software de Knowledge Management ha de ser fácil e intuitivo de entrada". Y claro está, como siempre digo, esto sin olvidar la formación de los trabajadores.

* Vitamina K: ¿el secreto de éxito para tu empresa? La integración de los ‘K-Log’ con E-mail cambiará la oficina. Por Paul Fleming, Revista Control, Mayo 2005