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jueves, julio 02, 2009

Nuevos ingredientes de éxito para la organización de eventos

Enrique Dans, acostumbrado a asistir a multitud conferencias, fundamentalmente sobre la tecnología y su impacto, ha observado una serie de tendencias que considera que con el tiempo y la difusión tecnológica, se irán incoporando a eventos de otras temáticas.

Se trata de una serie de características que él considera "cruciales" para lograr el éxito de cualquier evento que se organice. Son las siguientes:

1. WiFi


Fundamental, y sin embargo, uno de los temas donde habitualmente se pone menos atención por parte de la organización en eventos de tipo “clásico”. Permite, además, el desarrollo de otras actividades que redundan en el éxito del evento, como el live-blogging, la subida de fotos, o el uso de Twitter, que extienden el ámbito del evento más allá del lugar de realización del mismo.

2. Diseño de asiento


que permita, al menos en determinadas zonas, el uso de un portátil de manera cómoda. Eso incluye, lógicamente, la disponibilidad de enchufes de corriente eléctrica en número suficiente distribuidos en la sala.

3. Videocasting


Si el evento pretende puntuar alto en relevancia, es preciso tener en cuenta que hoy en día, las conferencias no solo se producen en la sala en la que físicamente tienen lugar. En algunos eventos en los que he participado recientemente, había más personas en el streaming que en la sala, y esas personas podían, además interactuar con los ponentes y con la sala a través de diversas herramientas.

4. Backchannel

Una de las innovaciones sin duda más importantes del nuevo formato, una pantalla lateral que expone todo aquello que los participantes quieran decir, bien sean
participantes en la sala o en remoto a través del videocasting. Existen muchas
maneras de hacerlo, pero la más habitual está siendo últimamente Twitter. Se
dota al evento de un componente bidireccional mucho mayor.


5. Badges o identificadores

Como bien comentaba Matt Cutts, los badges deben ser grandes, con el nombre en un tipo de letra mínimo de 7o e impresos por las dos caras. El logotipo y titulo de la conferencia en pequeño (ya sabemos donde estamos y no es el momento de hacer publicidad), y el papel de la persona (asistente, ponente, organizacion, etc.) en pequeñito y con un código de colores. Si la parte social de los eventos toma un papel central, hay que facilitarla: cuando veas venir a una persona hacia ti, tienes que poder ver su nombre con un gesto discreto y sin dejarte los ojos en el empeño.


6. Zona social


En una zona paralela, una sala con posibilidad de picar algo - gratis o no - y con algunas mesas y/o sofás para que los invitados puedan sentarse a hablar, mantener una reunión, etc. Preferentemente, una pantalla debería dar la posibilidad de ver o escuchar lo que está ocurriendo en el salón principal, para tenerlo como referencia o para dar la posibilidad de seguirlo desde allí.

7. Facilidades para los ponentes


La organización debe poder acomodar todos los requerimientos de los ponentes: uso de su ordenador personal o del de la organización, PC o Mac, tipo de micrófono, ratón inalámbrico, disposición del escenario dentro de lo razonable, etc.

8. Actitud de los participantes activos

Lo que venga desde el escenario debe estar cuidadosamente planificado para proporcionar una invitación a la bidireccionalidad.


Mi opinión al respecto es que evidentemente en la organización de grandes eventos esto es posible. De hecho, Enrique Dans nos lo cuenta porque ya lo ha visto en muchos de ellos. Pero... teniendo en cuenta que todavía hay hoteles (de cuatro estrellas) en los que no se facilita la conexión a Internet (ya no digo Wifi) o que sólo hay un enchufe y ni siquiera está al lado de la cama... está claro que todavía queda un largo camino por recorrer.

Por otra parte, está claro que una idea subyace en todos estos elementos: la bidireccionalidad. El público toma la palabra como nunca antes lo había hecho y puede participar activamente en el debate que se genere a raíz de la exposición de los ponentes.

* Vía Enrique Dans, Nuevos formatos para la organización de eventos, en su blog, el 25 de junio de 2009

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