Nuevos ingredientes de éxito para la organización de eventos

Enrique Dans, acostumbrado a asistir a multitud conferencias, fundamentalmente sobre la tecnología y su impacto, ha observado una serie de tendencias que considera que con el tiempo y la difusión tecnológica, se irán incoporando a eventos de otras temáticas.

Se trata de una serie de características que él considera "cruciales" para lograr el éxito de cualquier evento que se organice. Son las siguientes:

1. WiFi

Fundamental, y sin embargo, uno de los temas donde habitualmente se pone menos atención por parte de la organización en eventos de tipo “clásico”. Permite, además, el desarrollo de otras actividades que redundan en el éxito del evento, como el live-blogging, la subida de fotos, o el uso de Twitter, que extienden el ámbito del evento más allá del lugar de realización del mismo.

2. Diseño de asiento

que permita, al menos en determinadas zonas, el uso de un portátil de manera cómoda. Eso incluye, lógicamente, la disponibilidad de enchufes de corriente eléctrica en número suficiente distribuidos en la sala.

3. Videocasting

Si el evento pretende puntuar alto en relevancia, es preciso tener en cuenta que hoy en día, las conferencias no solo se producen en la sala en la que físicamente tienen lugar. En algunos eventos en los que he participado recientemente, había más personas en el streaming que en la sala, y esas personas podían, además interactuar con los ponentes y con la sala a través de diversas herramientas.

4. Backchannel

Una de las innovaciones sin duda más importantes del nuevo formato, una pantalla lateral que expone todo aquello que los participantes quieran decir, bien sean
participantes en la sala o en remoto a través del videocasting. Existen muchas
maneras de hacerlo, pero la más habitual está siendo últimamente Twitter. Se
dota al evento de un componente bidireccional mucho mayor.

5. Badges o identificadores

Como bien comentaba Matt Cutts, los badges deben ser grandes, con el nombre en un tipo de letra mínimo de 7o e impresos por las dos caras. El logotipo y titulo de la conferencia en pequeño (ya sabemos donde estamos y no es el momento de hacer publicidad), y el papel de la persona (asistente, ponente, organizacion, etc.) en pequeñito y con un código de colores. Si la parte social de los eventos toma un papel central, hay que facilitarla: cuando veas venir a una persona hacia ti, tienes que poder ver su nombre con un gesto discreto y sin dejarte los ojos en el empeño.

6. Zona social

En una zona paralela, una sala con posibilidad de picar algo - gratis o no - y con algunas mesas y/o sofás para que los invitados puedan sentarse a hablar, mantener una reunión, etc. Preferentemente, una pantalla debería dar la posibilidad de ver o escuchar lo que está ocurriendo en el salón principal, para tenerlo como referencia o para dar la posibilidad de seguirlo desde allí.

7. Facilidades para los ponentes

La organización debe poder acomodar todos los requerimientos de los ponentes: uso de su ordenador personal o del de la organización, PC o Mac, tipo de micrófono, ratón inalámbrico, disposición del escenario dentro de lo razonable, etc.

8. Actitud de los participantes activos

Lo que venga desde el escenario debe estar cuidadosamente planificado para proporcionar una invitación a la bidireccionalidad.

Mi opinión al respecto es que evidentemente en la organización de grandes eventos esto es posible. De hecho, Enrique Dans nos lo cuenta porque ya lo ha visto en muchos de ellos. Pero... teniendo en cuenta que todavía hay hoteles (de cuatro estrellas) en los que no se facilita la conexión a Internet (ya no digo Wifi) o que sólo hay un enchufe y ni siquiera está al lado de la cama... está claro que todavía queda un largo camino por recorrer.

Por otra parte, está claro que una idea subyace en todos estos elementos: la bidireccionalidad. El público toma la palabra como nunca antes lo había hecho y puede participar activamente en el debate que se genere a raíz de la exposición de los ponentes.

* Vía Enrique Dans, Nuevos formatos para la organización de eventos, en su blog, el 25 de junio de 2009

Un pequeño paso para el hombre, un gran paso para el medio ambiente

Hoy es uno de esos días en que se cuela una noticia que me hace feliz: Carrefour elimina de forma definitiva las bolsas de plástico. :-D

Es estupendo! Yo siempre llevo a la compra bolsas de tela y me sorprende que mi comportamiento sea visto todavía de un modo extraño. Pero estoy segura de que pronto seremos muchos más los que contribuyamos a mejorar el medio ambiente aportando nuestra ayuda en la medida de lo posible.

A pesar de ser sábado, esta información ha sido publicada en bastantes medios.

Europa Press
El País
El Mundo
20minutos
Franquicias Hoy

En la información de Franquicias Hoy se explica que el objetivo de Carrefour se centra en la concienciación directa a sus clientes sobre tres ejes: fomentar la reutilización, potenciar el reciclaje y reducir el consumo de bolsas de plástico de un solo uso.

Esta acción se implantará de modo gradual por lo que se ha planificado para llevarla cabo correctamente.

La compañía ha impartido a todos los colaboradores del grupo en España 150.000 horas de formación y los empleados con puestos de atención directa al público han recibido cursos específicos para informar a los clientes de este cambio en sus hábitos de compra. Además, durante el periodo de transición Carrefour facilitará a sus clientes bolsas reutilizables de forma totalmente gratuita.De este modo la compañía se adelanta a la aplicación del Plan Nacional Integrado de Residuos. En España, tercer país europeo en consumo de bolsas de plástico de un solo uso, cada habitante recibe al año una media de 238 de estas bolsas, que tardan 400 años en descomponerse y de las cuales sólo se recicla el 10%. Por contra, con el uso de bolsas reutilizables, cada persona puede ahorrar a lo largo de su vida más de 18.000 bolsas de un solo uso

Esta medida supone un paso más en la Responsabilidad Social Corporativa de esta compañía francesa. Temas ecológicos aparte, la imagen de Carrefour ha sumado puntos sin duda.

La hora de la verdad

Merece la pena destacar esta noticia que comparte con nosotros Elías Notario, editor asociado del blog Alt1040.

La petrolera brasileña Petrobras, una de las seis más importantes a nivel mundial en su sector, está siendo investigada por supuestas irregularidades por una comisión parlamentaria. Los medios de comunicación brasileños están realizando a la par sus propias investigaciones, por lo que al parecer, la situación a la que se enfrenta la empresa es bastante delicada.

Este es el motivo de la puesta en marcha el blog -Hechos y datos- en el que Petrogras publica "todas las preguntas que los periodistas les formulan dando respuesta a las mismas antes incluso de que hayan sido publicadas por los medios". Su objetivo es contestar públicamente a los medios y ofrecer información de manera transparente.

Os estaréis preguntando qué tiene todo esto de particular... Bueno, pues que a los medios de comunicación no les agrada esta medida de la empresa porque según Elías, "desaparecen las primicias, generándose un intenso debate sobre si la estrategia de Petrobras es ética o si en contraposición se están cargando el proceso informativo" Desde luego el debate está servido. Yo personalmente coincido con Elías. Los medios pueden continuar realizando su trabajo perfectamente aunque Petrogras publique sus informaciones en un blog.

Sin duda resultará muy interesante seguir esta historia para ver como se van desarrollando los acontecimientos porque ha llegado la hora de la verdad. La transparencia informativa de las compañías frente a los intereses de los medios de comunicación. Veremos si en la práctica los blogs cumplen las funciones de las que tanto se ha hablado estos años.

* A la prensa brasileña le molesta el blog de Petrobras, por Elias Notario, en el blog Alt1040, el 10 de junio de 2009

Novedades, actualizaciones... el Renacimiento

A principios de este mes publiqué un post sobre la campaña de Obama, pero además estoy trabajando en la sombra actualizando mi blogroll. Hace mucho que estoy out de la blogosfera y, puedo confesar y confieso... que me está resultando una árdua pero apasionante tarea ;-)

Compruebo que hay blogs que ya no existen, algunos que publican con poca frecuencia, otros que después de un largo período retoman su actividad... En ello estoy yo también ahora, poniéndome al día, leyendo y empapándome de las novedades para poder empezar a escribir pronto, pero esta vez ya de forma regular.

Me alegra especialmente que los blogs que pueden incluirse en la categoría de Comunicación sigan gozando de muy buena salud todos ellos. Como apenas ha habido cambios sólo he añadido unos magníficos hallazgos. Seguramente hay muchos más, por supuesto me encantaría que realicéis sugerencias y recomendaciones, sobre todo si también tenéis un blog de comunicación -o perteneciente a alguna de mis categorías- y no figuráis en ella. ;-)

En primer lugar quiero compartir con vosotros un gran descubrimiento: Comunicación se llama el juego. Se trata del blog de Pablo Herreros, periodista madrileño con una dilatada experiencia, quien desde 1994 trabaja en la agencia de comunicación goodwill. En el año 2000 Pablo Herreros, tuvo la brillantísima idea de crear una web especialmente dedicada a los periodistas. De este modo

"nos convertíamos así en la primera agencia de comunicación de España en tener una aplicación de gestión de contenidos para los medios, que desde entonces reciben nuestras notas de prensa en su email gracias a esta útil herramienta"

Bravo! Comprenderéis que resulte un verdadero placer leer todo lo que tiene que aportar un profesional tan competente e interesante como Pablo.

Dentro de una categoría de nueva creación (seguramente la primera de otras que vendrán), que es la de Comunicación Interna, he incluido los dos siguientes blogs.

El Blog Comunicación Interna, de la Profesora María Gil-Casares Gasset, cuyo nombre, efectivamente, no engaña, ya que está especializado totalmente en esta materia. María es Profesora de la Facultad de Ciencias de la Información de la Universidad Complutense, Consultora de comunicación y Secretaria General de la Asociación de Directivos de Comunicación DIRCOM. Pienso que es un lujo que también encuentre un hueco para que podamos disfrutar de sus posts y saber más sobre Comunicación Interna, un tema en el que yo estoy particularmente interesada. ;-)


Gracias a una recomendación de María en uno de sus posts descubro el blog de José Miguel Arriagada Herrera, Comunicación Interna en Chile. Es también autor de Responsabilidad Social Interna (RSI).


Otros blogs recién fichados para esta categoría, que espero que continúe creciendo, son los siguientes:

- The Melcrum Blog, de Melcrum.

- CI (comunicacion interna) de Ángel Pintor Alonso, que lleva diez años al frente del Departamento de Comunicación Interna de AZUR Seguros España.

- Internalcomms, de Martín Fernández, que es CEO & Director General Creativo de la agencia argentina especializada en Comunicaciones Internas, Whycomm S.A.

Además, han captado mi interés los siguientes:

• El Blog de Sergio Monge. Sergio cuenta en su blog que es Doctor en Comunicación Audiovisual y Publicidad, tiene experiencia en el ámbito de la Comunicación Corporativa y conoce de cerca la blogosfera y el entorno de comunicación de Internet. Actualmente ofrece sus servicios como consultor de marketing por Internet.

• El blog colectivo Infotendencias. Un equipo de investigadores de varias universidades, entre ellos Ramón Salaverría, colabora en este blog colectivo dedicado a monitorizar los procesos y consecuencias de la convergencia en los medios de comunicación en España. Tal y como explicaba el 14 de mayo de 2007 Salaverría en su blog

"Infotendencias.com es una iniciativa de divulgación vinculada al proyecto de I+D "Convergencia digital en los medios de comunicación" (2006-2009), financiado por el Ministerio de Educación y Ciencia. Desde este nuevo blog, quien lo desee obtendrá un seguimiento puntual de las iniciativas de convergencia en los medios, junto con abundantes reflexiones profesionales y académicas al respecto"

• Joaquín Mouriz Costa también aporta a la blogosfera Comunicación Corporativa, un blog sobre comunicación corporativa con afán didáctico. Recientemente ha abordado el Clipping generando un gran interés.
  
• Ideas sobre comunicación corporativa, blog de Isabel Ramis.
  
• El blog ¿Podemos hablar? de Ignacio Duelo Van Deusen.
  
• El blog Corporate Hallucinations, del consultor en comunicación Steve Crescenzo.

Saber perder, saber ganar

Tan importante en esta vida es saber celebrar las victorias como superar los fracasos. Los dos candidatos a la presidencia de los Estados Unidos han dado buena muestra de ello hoy al comparecer tras conocerse los resultados del Supermartes.

Si emocionante ha sido seguir el proceso electoral, la elección como candidatos de John McCain y Barack Obama y la campaña desarrollada por cada uno en su carrera hacia la Casa Blanca, no menos lo han sido las palabras con las que ambos se han dirigido hoy a sus votantes, a sus compatriotas, al mundo. Elegancia, deportividad, felicitaciones mutuas y ausencia de descalificaciones han sido los puntos comunes de sus discursos.

Hay que reconocer la gran campaña de Obama y de su equipo. En palabras del primer presidente afroamericano de la historia de EEUU

"It's been a long time coming, but tonight... change has come to America"

Un cambio que añade una nueva página a la historia norteamericana y posiblemente mundial. Un cambio que se ha hecho notar desde el principio en la campaña política de Obama. Se ha demostrado la gran importancia de la red en estas elecciones. José Blanco, Secretario de Organización y Coordinación del PSOE, ya ha afirmado que hay que tomar nota.

Como profesionales de la comunicación debemos pensar en nuevas estrategias y nuevas herramientas en comunicación política trasladables a nuestro país. Debería llevarnos a reflexionar al menos el hecho de que éstas han sido las elecciones con mayor participación en la historia de EEUU. Creo que pueden extraerse varias lecciones interesantes, en concreto de la campaña de Obama:

• La enorme importancia de la utilización de la red
• La utilización de voluntarios (campaña puerta a puerta para solicitar el voto)
• Aún en tiempos difíciles como los actuales, el candidato demócrata ha transmitido esperanza, no ha apelado al miedo.

Obama ha ido más lejos en su discurso y ha dicho que todos, incluyendo a los ciudadanos norteamericanos, deben adquirir una responsabilidad en esta nueva etapa y estar unidos, por encima de los partidos, pues lo contrario envenena la política. McCain ha ofrecido su ayuda a Obama para trabajar juntos por el país. Los candidatos de ambos partidos agitaban las banderas americanas y no las de cada partido.

¿Hasta qué punto esto es posible en España? ¿Os imagináis una campaña basada en las ideas y en los programas y no en el descrédito y en la confrontación de sus candidatos? ¿Es posible dotar de mayor protagonismo a Internet en nuestras campañas?

¿Podemos?... ;-)

Quiero creer que sí. Voy a creer que sí.

¿Ignoras lo que se dice acerca de ti en la blogosfera?

Pues es precisamente LO ÚNICO QUE NO PUEDE HACER TU EMPRESA al utilizar los weblogs.

Vale... A mi no me hagas caso...

Pero tal vez empieces a pensar diferente si te digo que es una recomendación de José Luis Orihuela, profesor de la Facultad de Comunicación de la Universidad de Navarra.

Puedes ver ejemplos de buen uso de blogs en el ámbito corporativo.


* 10 cosas que una empresa puede hacer con los weblogs; por José Luis Orihuela; en Blogonomía (ecuaderno), el 9 de agosto de 2007

Escucha, enlaza y comparte

Escuchar, enlazar y compartir. Éstas son las tres ideas que están presentes en el libro escrito por Alberto Ortiz de Zárate Tercero, Manual de uso del blog en la empresa, cuya presentación fue en Bilbo a principios de este mes. El libro se puede comprar o descargar en PDF.

Yo pienso hacerme con él y por supuesto lo leeré con interés. Ya os contaré.

También aprovecho para deciros que pronto haré un anuncio en este blog muy interesante...


* Presentación del libro Manual de uso del blog en la empresa, Processblack, 1 de abril de 2008

Vuelva usted mañana...

O... “si las cosas siempre se han hecho así por algo será...”

Son dos frases que se han convertido en todo un clásico y que conviene desterrar cuanto antes. Porque, ¿quién no las ha oído alguna vez? O peor aún... ¿quién no las ha sufrido alguna vez?

Dice Antonio Herrera Bustamante en su artículo Gestión del Conocimiento. La innovación en la gestión empresarial que

"las grandes corporaciones, en las que quedan escondidos numerosos empleados, que teniendo la capacidad y el conocimiento suficiente como para implantar mejoras organizativas o, por lo menos, de evitar las ineficiencias en su área de trabajo, no las llevan adelante canibalizados por su propio jefe o por la alta burocracia del “si las cosas siempre se han hecho así por algo será...”"

Afortunadamente también dice que las grandes corporaciones empiezan a extender el conocimiento a cada integrante de la organización, capacitando el acceso y creando grandes bases de datos de conocimiento, abiertas a cualquier persona que pudiese necesitarlo.

La lectura de este artículo supone una buena forma de realizar un repaso de lo que supone la Gestión del Conocimiento hoy en día en las organizaciones. Pero lo realmente revelador es el esquema en el que indica cuáles deben ser los proyectos que se deben acometer para la "buena salud de la empresa". Y considero que es revelador porque, al menos éste es mi caso, no trabajo con intranets, ni con bases de datos relacionales y la información que poseo sobre éste campo es teórica. El esquema que plantea Antonio nos puede dar pistas a los que tratamos el tema de la Gestión del Conocimiento desde fuera. Y a los que, como él, sí lo viven desde dentro, puede suponer un buen recordario y/o un buen punto de partida para sumar nuevos elementos.

Los proyectos que debe acometer una empresa son los siguientes:

1. Proyectos o Tecnologías de acceso… ¿hablamos de seguridad en el acceso?

• Potenciación de la capacidad de teletrabajo a todos los niveles.
• Capacidad de acceso al email desde cualquier punto de la Web.
• Capacidad de acceso a recursos compartidos desde la Web.
• Uso de tecnologías de Token para el acceso a la intranet desde cualquier punto con los equipos de la empresa, con claves dinámicas.
• Cambio de la contraseña de acceso por los usuarios de manera frecuente.
• Conexión de todas las oficinas y sedes a la misma intranet.

2. Proyectos o Tecnologías de proceso. (Portales, sites temáticos, etc.)

• Creación de sitios temáticos dentro de la intranet en función de la actividad.
• Creación de herramientas de gestión potentes y funcionales (compras, suministros, evaluación, etc.) a través de la intranet e Internet.
• Creación de herramientas de gestión del personal donde se lleven a cabo procesos de self-service, vía on-line. (Llamado Portal del Empleado con mucha funcionalidad.)

3. Proyectos de Gestión y Conocimiento. (Data-Mining, warehousing, etc.)

• Creación de bases de datos de informes, noticias, recomendaciones, (el empleado puede compartir y encontrar el conocimiento) de acceso libre en cada uno de los sites temáticos dentro de la intranet.
• Publicación en bases de datos toda la información relevante.
• Creación de bases de datos relacionales (datawarehouse) allí dónde se necesite.

Necesariamente el "vuelva ustede mañana" o “si las cosas siempre se han hecho así por algo será...” pasarán a la historia en breve.

* Antonio Herrera Bustamante, Gestión del Conocimiento. La innovación en la gestión empresarial; en Winred.com, el 12/02/2008