Externalización de la digitalización y el tratamiento documental
Manuel Pérez, Director de Proyectos de la proveedora de servicios para el tratamiento de la documentación Kernel Doc, expuso en una presentación sobre gestión y estrategia documental -organizada en Barcelona por la Asociación Española de Directivos (ADE) en colaboración con Kernel Doc.-, las ventajas fundamentales de externalizar los servicios documentales, o también conocido como el outsourcing de los servicios documentales. Estas ventajas son tres:
1. La primera ventaja es que "la externalización de los servicios de digitalización documental permite que las empresas dediquen sus recursos económicos y humanos a aquellas tareas que se centran en el propio negocio"
2. La segunda es que precisamente esto contribuye a "reducir además los costes derivados de los procesos documentales al evitar la necesidad de inversión en la tecnología y el know-how necesario".
3. Ayuda a "eliminar también los costes fijos de archivo, haciendo de todos los gastos derivados de la documentación empresarial costes predecibles y garantizando además al mismo tiempo la escalabilidad y la evolución tecnológica sin necesidad de continúas inversiones".
Los dos puntos que hay que tener en cuenta si se quiere emprender un proyecto documental son, según Manuel Pérez, por una parte, un análisis previo que defina de manera clara el alcance del proyecto, la topología de la documentación a tratar y que determine los recursos a emplear. Y por otra parte, el cambio cultural de la organización que lleve al convencimiento de que la tecnología por sí sola no es suficiente si no se aplican paralelamente cambios en los procesos de trabajo.
Bajo estas premisas como un buen punto de partida, ya sólo falta determinar cuándo una empresa puede considerar que necesita una solución documental. Un interrogante al que también Pérez dio respuesta afirmando que existen "una serie de circunstancias que por sí solas o en combinación deberían hacer plantear esta necesidad, tales como un volumen elevado de consultas, un tiempo crítico de recuperación y revisión de los documentos, un elevado coste del espacio físico de almacenamiento, la demanda de preservación de confidencialidad y acceso al archivo o la necesidad de realizar consultas de manera simultánea".
Por su parte, Jorge Calatayud, Director de Kernel Doc, introdujo la presentación destacando la creciente importancia que una buena estrategia documental, para la optimización de la gestión de la información, está adquiriendo en el actual contexto competitivo, para lograr objetivos críticos como una mayor productividad o un mejor servicio al cliente.
* Externalizar la digitalización y tratamiento documental puede ser la mejor opción para muchas empresas, en el portal ecm, el 2 de febrero de 2005
1. La primera ventaja es que "la externalización de los servicios de digitalización documental permite que las empresas dediquen sus recursos económicos y humanos a aquellas tareas que se centran en el propio negocio"
2. La segunda es que precisamente esto contribuye a "reducir además los costes derivados de los procesos documentales al evitar la necesidad de inversión en la tecnología y el know-how necesario".
3. Ayuda a "eliminar también los costes fijos de archivo, haciendo de todos los gastos derivados de la documentación empresarial costes predecibles y garantizando además al mismo tiempo la escalabilidad y la evolución tecnológica sin necesidad de continúas inversiones".
Los dos puntos que hay que tener en cuenta si se quiere emprender un proyecto documental son, según Manuel Pérez, por una parte, un análisis previo que defina de manera clara el alcance del proyecto, la topología de la documentación a tratar y que determine los recursos a emplear. Y por otra parte, el cambio cultural de la organización que lleve al convencimiento de que la tecnología por sí sola no es suficiente si no se aplican paralelamente cambios en los procesos de trabajo.
Bajo estas premisas como un buen punto de partida, ya sólo falta determinar cuándo una empresa puede considerar que necesita una solución documental. Un interrogante al que también Pérez dio respuesta afirmando que existen "una serie de circunstancias que por sí solas o en combinación deberían hacer plantear esta necesidad, tales como un volumen elevado de consultas, un tiempo crítico de recuperación y revisión de los documentos, un elevado coste del espacio físico de almacenamiento, la demanda de preservación de confidencialidad y acceso al archivo o la necesidad de realizar consultas de manera simultánea".
Por su parte, Jorge Calatayud, Director de Kernel Doc, introdujo la presentación destacando la creciente importancia que una buena estrategia documental, para la optimización de la gestión de la información, está adquiriendo en el actual contexto competitivo, para lograr objetivos críticos como una mayor productividad o un mejor servicio al cliente.
* Externalizar la digitalización y tratamiento documental puede ser la mejor opción para muchas empresas, en el portal ecm, el 2 de febrero de 2005
escrito por Arántzazu F. Rivera at
9:30 p. m.
