Lograr un mayor rendimiento de los empleados gracias a la Intranet

Microsoft empresas publicó el día 10 de marzo de 2005 un artículo titulado Perder menos tiempo en saber qué está haciendo cada uno. En él se aborda la problemática a la que se enfrentan diariamente los responsables de cualquier empresa y/o departamento a la hora de controlar los procesos de trabajo de los empleados para evitar, entre otras cuestiones, la falta de coordinación o posibles errores. El artículo informa de que "esto puede suceder en cualquier empresa, independientemente de sus dimensiones, ya que por muchos departamentos y estructuras que una compañía tenga, al final siempre se trata de lo mismo: de grupos de trabajo que necesitan un seguimiento, y a veces un control"

Para solucionar esta situación en el artículo se propone, por una parte, realizar reuniones virtuales y, por otra parte, desarrollar una Intranet. En el caso de las reuniones virtuales, el primer paso consiste en conectar los ordenadores unos a otros mediante una red local, de modo que se puedan compartir carpetas y documentos. Se crea así un espacio común que además ofrece la ventaja de poder saber qué hace cada empleado. Eso sí "el hecho de compartir no resta privacidad, puesto que puede restringir el número de usuarios con acceso a esas carpetas o documentos"

El objetivo último sería crear una Intranet para la empresa. Según este artículo, en España, siete de cada diez empresas disponen de intranet -dato extraido de un estudio realizado por el Grupo Penteo-. Según esta fuente, de entre las ventajas que aporta este servicio, la más valorada por las empresas es la facilidad de acceso a la información. Otras ventajas son las siguientes:

- Mayor rapidez en el acceso a la información
- Mayor eficacia
- Reducción de los costes de telefonía
- Fidelización de los comercios clientes al proporcionarles un servicio más eficiente
- Posibilidad de prestar mejores servicios a potenciales comercios clientes
- Reducción de errores y mayor seguridad de la información

Se apuntan también dos inconvenientes claros de este sistema:

- Debe mantenerse actualizada -hay que dedicar el tiempo necesario para ello-
- Puede que sea necesario convencer a los empleados más veteranos de las ventajas de la Intranet y habrá que formar y convencer a los empleados del uso de las herramientas informáticas.

*Este artículo forma parte de un completo libro que analiza las 60 inquietudes más importantes para las empresas españolas de cualquier tamaño. Éstas surgieron tras un importante estudio de consultoría que Microsoft realizó a más de 400 empresas.