Ventajas de las Intranets para la pequeña empresa
Microsoft empresas publicó un artículo de Kim Komando titulado Ventajas de las intranets para la pequeña empresa. Las pequeñas empresas pueden actuar con rapidez. Komando explica las ventajas de las Intranets para la pequeñas empresa y da una definición de las mismas: "son parecidas a los sitios Web y, como éstos, utilizan protocolos de Internet, si bien son redes internas exclusivas de la empresa". Diferencia las Intranets de las Extranets diciendo que "las extranets también son sitios Web internos o privados, pero con privilegios de acceso que pueden extenderse a los clientes que se designen, socios y demás".
Según esta autora las Intranets no son dominio exclusivo de las grandes corporaciones (10.000 empleados o más) y recomienda su implantación en las pequeñas empresas en base a tres razones fundamentales:
- El sistema de comunicación se resiente con más de una persona involucrada. Esto es debido a que la información, después de pasar por muchas fuentes, puede acabar distorsionándose, lo que es más probable cuando los empleados viajan mucho, se encuentran esparcidos geográficamente o son teletrabajadores. La comunicación a todos los niveles es fundamental, "para que una empresa funcione bien, todas las personas involucradas deben entender cuáles son los objetivos. El cuadro directivo no puede ser el único conocedor de los objetivos a corto plazo, ni aquéllos a largo plazo. Todo el personal de la empresa tiene que cooperar en pro de la consecución de objetivos comunes. Una intranet es el lugar perfecto donde publicar informes semanales, memorándum y objetivos. De esta forma, todos podrán disfrutar de la información más reciente".
- El tiempo es oro. Si se organiza la Intranet de manera que sea lo más sencilla posible de entender se puede ahorrar mucho tiempo. La ausencia de un determinado empleado no sería un problema porque la Intranet podría ofrecer la información necesaria. Según Komando " publicar calendarios, políticas de empresa y beneficios sociales garantizados puede ser un fantástico comienzo. Se ganará en tiempo. Pero, aparte de para publicar información básica, la Intranet se puede usar para mucho más. Lo bueno de la Intranet es su interactividad. Los formularios interactivos ahorran tiempo (y salvan árboles). Solicitudes de vacaciones, pedidos de suministro, cambios en los beneficios sociales, y mucho más, podrán administrarse de manera rápida y eficaz"
- Es mejor que el correo electrónico. Con una Intranet "los empleados podrán trabajar en un archivo compartido y dispondrán de una ubicación central en la que consultar la versión más reciente. Y también se ahorrará espacio en el servidor". Que cada uno de los usuarios tenga en su equipo versiones de varios archivos puede llegar a ocupar mucho espacio que podría utilizarse para otra cosa.
Por último, Kim Komando apunta también una parte negativa en la que coincide con Antonio Guerra, Consejero Delegado del Grupo Penteo -Analista Independiente en Tecnologías de la Información y las Comunicaciones. Por una parte "para que la Intranet pueda ser utilizada por los empleados, necesitará que alguien desarrolle y mantenga al día su contenido" Y por otra parte, resulta negativo en un principio "el tiempo que tardarán los empleados en aprender a usar la Intranet. Puede que incluso tenga que dedicar algunas horas a convencer a los más veteranos de sus ventajas".
Según esta autora las Intranets no son dominio exclusivo de las grandes corporaciones (10.000 empleados o más) y recomienda su implantación en las pequeñas empresas en base a tres razones fundamentales:
- El sistema de comunicación se resiente con más de una persona involucrada. Esto es debido a que la información, después de pasar por muchas fuentes, puede acabar distorsionándose, lo que es más probable cuando los empleados viajan mucho, se encuentran esparcidos geográficamente o son teletrabajadores. La comunicación a todos los niveles es fundamental, "para que una empresa funcione bien, todas las personas involucradas deben entender cuáles son los objetivos. El cuadro directivo no puede ser el único conocedor de los objetivos a corto plazo, ni aquéllos a largo plazo. Todo el personal de la empresa tiene que cooperar en pro de la consecución de objetivos comunes. Una intranet es el lugar perfecto donde publicar informes semanales, memorándum y objetivos. De esta forma, todos podrán disfrutar de la información más reciente".
- El tiempo es oro. Si se organiza la Intranet de manera que sea lo más sencilla posible de entender se puede ahorrar mucho tiempo. La ausencia de un determinado empleado no sería un problema porque la Intranet podría ofrecer la información necesaria. Según Komando " publicar calendarios, políticas de empresa y beneficios sociales garantizados puede ser un fantástico comienzo. Se ganará en tiempo. Pero, aparte de para publicar información básica, la Intranet se puede usar para mucho más. Lo bueno de la Intranet es su interactividad. Los formularios interactivos ahorran tiempo (y salvan árboles). Solicitudes de vacaciones, pedidos de suministro, cambios en los beneficios sociales, y mucho más, podrán administrarse de manera rápida y eficaz"
- Es mejor que el correo electrónico. Con una Intranet "los empleados podrán trabajar en un archivo compartido y dispondrán de una ubicación central en la que consultar la versión más reciente. Y también se ahorrará espacio en el servidor". Que cada uno de los usuarios tenga en su equipo versiones de varios archivos puede llegar a ocupar mucho espacio que podría utilizarse para otra cosa.
Por último, Kim Komando apunta también una parte negativa en la que coincide con Antonio Guerra, Consejero Delegado del Grupo Penteo -Analista Independiente en Tecnologías de la Información y las Comunicaciones. Por una parte "para que la Intranet pueda ser utilizada por los empleados, necesitará que alguien desarrolle y mantenga al día su contenido" Y por otra parte, resulta negativo en un principio "el tiempo que tardarán los empleados en aprender a usar la Intranet. Puede que incluso tenga que dedicar algunas horas a convencer a los más veteranos de sus ventajas".
escrito por Arántzazu F. Rivera at
7:18 a. m.
